| Contexte | Problématique | Solution |
| Les responsabilités demandent de pouvoir répondre à beaucoup de sollicitation en peu de temps. | Malgré la mise en œuvre de méthode de priorité, de planification et de délégation le travail s’accumule. | La mise en œuvre de solution simple peut aider rapidement à vous dégager du temps et d’abattre plus de travail. |
Malgré la mise en place d’une technique de travail performante, vous avez plus de travail que de temps à lui consacrer. Du coup, pas de temps de faire « juste les choses bien », pas le temps pour lire et améliorer votre culture et surtout, pas le temps pour vous, vos amis ou votre famille si important à votre bonheur.
Alors, vous avez établi vos priorités, planifié et délégué. Vous vous êtes efforcé de vous concentrer. Mais rien n’y fait, plus vous gagnez du temps, plus vous avez des choses à faire.
Il ne vous reste plus qu’à devenir plus efficace pour pouvoir, à performances égales, gagner du temps. Si le choix de la méthode à suivre est amené à varier d’une personne à l’autre et selon la situation, mon expérience de chef militaire m’a appris que mettre en place une seule des cinq stratégies décrites ci-dessous vous permettra d’économiser plusieurs heures par semaine.
1. Identifiez clairement les attentes
Quand vous recevez une mission, demandez ce qui est précisément attendu de votre part. Qu’elle ait l’état final recherché ? Dans quelle quantité ? Sous quelle forme ? Et dans quelle qualité ?
En clarifiant ce que l’on attend de vous et le niveau d’exigence associé, vous éviterez de perdre des heures à décider de ce qu’il faut faire et à accomplir des tâches superflues.
2. Recyclez votre travail
Votre capacité à gagner du temps en réutilisant et en recyclant votre travail dépendra de vos responsabilités. Chaque fois que vous le pouvez, copiez, coller et utiliser des formulaires et des documents existants.
Quand le temps vous est compté, réfrénez votre envie de complètement mettre à jour ou de revoir en profondeur votre matière existante ; utilisez plutôt ce que vous avez déjà pour en gagner tout en délivrant le meilleur contenu possible. Ainsi, ceux qui excellent ont tendance à réutiliser les mêmes présentations, car plus l’on maîtrise son sujet, plus on est performant et moins l’on perd de temps.
3. Constituez-vous une réserve de document modèle, de checklists et surtout partagez-les avec vos collaborateurs.
Pour accélérer le traitement des tâches récurrentes, constituez-vous des documents modèles, des checklists ou trouvez-en que vous pourrez utiliser. Il en va de même pour la conduite, utiliser des documents qui peuvent être réutilisés par vos collaborateurs pour leurs propres préparatifs. Mettez en commun les meilleurs documents de vos collaborateurs pour constituer votre réserve.
Vous pouvez vous servir de gabarits pour des tâches telles que des rapports hebdomadaires, des présentations ou des agendas de réunion et de checklists pour planifier la semaine, pour des entrevues en face à face ou pour toute autre activité répétitive.
Tant les gabarits de documents que les checklists vous permettront d’être performant, tout en économisant votre temps, parce que vous n’aurez plus besoin de faire l’effort de vous remémorer ce que vous avez à faire ou à décider.
Vous pouvez utiliser un système de stockage de ces documents plus sophistiqué, mais, pour ma part, j’estime qu’une simple sauvegarde sous forme de modèles Word est suffisante.
4. Utilisez l’oral plutôt que l’écrit
Dans certains cas, vous pourrez économiser du temps en discutant de vive voix de ce que vous avez fait. Par exemple, peut-être que votre supérieur vous a demandé de mener des recherches sur un sujet donné. Pour répondre à ses attentes, plutôt que de détailler vos résultats dans une présentation formelle, il se peut qu’il vous suffise de prendre des notes et de les lui exposer par oral.
Dans la conduite de tous les jours, les emails doivent être considérés comme une boîte aux lettres physique. C’est-à-dire qu’ils doivent servir uniquement à informer, mais pas à ordonner vos collaborateurs. La conduite est faite par oral, durant des rapports prévus à cet effet. Cela permet de mettre au clair les attentes, de répondre rapidement aux questions et de transmettre l’importance de la tâche dans le concept global.
5. Adoptez le plan horaire personnel
« C’est urgent ? Je planifie mon travail » avait l’habitude de me dire l’un de mes instructeurs. Établir un plan horaire personnel est un autre moyen de faire plus en moins de temps sans compromettre la qualité. Il est indispensable alors de décider par avance du temps que l’on dédiera à une tâche ou une sous-tâche et de s’y tenir. Par exemple, si vous avez tendance à passer beaucoup de temps sur la phase d’élaboration des plans, vous devriez peut-être vous imposer de n’y consacrer qu’une heure ou deux. Ou si vous avez du mal à formuler une première ébauche, vous pouvez décider à l’avance du nombre d’heures que vous passerez sur sa rédaction.
Le plan horaire personnel ne permet pas de garantir que vous finirez votre travail dans les temps, mais cela peut certainement vous aider à vous. Par ailleurs, décider à l’avance du temps que l’on va consacrer à une tâche contribue à tourner la loi de Parkinson — selon laquelle tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti — à votre avantage.
Nous avons tous nos limites, aussi ne suis-je pas en mesure de vous promettre que vous réussirez à tout faire en mettant ces conseils en œuvre. En revanche, ce qui est certain, c’est que si vous utilisez ces techniques, vous abattrez plus de travail en moins de temps.
Information :
Cet article a été inspiré par un article de Harvard business review France : 5 stratégies pour faire plus en moins de temps, paru le 06.02.2019, écrit par Elizabeth Grace Saunders.
Pour plus d’informations :
leadershipmilitaire@gmail.com
